Publikacje

Sprawozdania finansowe i inne dokumenty finansowe - nowe zasady ich składania.

Obowiązek składania rocznych sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej zwany: KRS) jest obowiązkiem ustawowym wszystkich podmiotów tam zarejestrowanych wynikającym z art. 69 ustawy o rachunkowości (dalej zwanej: uor).

Od 15 marca 2018 r. na podstawie znowelizowanych przepisów ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej zwana: uokrs) zmieniły się procedury publikacji tych dokumentów. Co więcej należy podkreślić, że zmiany w tej materii mają charakter zmian istotnych. Dotychczas obowiązek w zakresie składania rocznego sprawozdania finansowego do KRS był realizowany przy użyciu formularza wniosku KRS-Z30 i KRS-ZN w formie papierowej, który ręcznie podpisany przez członków zarządu (prokurentów, pełnomocników, likwidatorów, czy syndyków) był przesyłany do KRS.

W oparciu o znowelizowane postanowienia uokrs wprowadzony został wymóg składania sprawozdań w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez ministra sprawiedliwości. Zgłoszenie za pośrednictwem tego systemu następuje nieodpłatnie. Do zgłoszenia dokumentów za pomocą systemu teleinformatycznego konieczne jest złożenie oświadczenia, iż dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi określone w uor. Nowością jest wymóg przygotowania sprawozdania w formie elektronicznej ustrukturyzowanej, t. j. pliku XML. Zgodnie z art. 45 ust.1f znowelizowanej uokrs sprawozdanie powinno być sporządzone w postaci elektronicznej w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym przez ministra. W ten sposób sporządzone sprawozdanie musi być podpisane przy wykorzystaniu podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP, przynajmniej przez jedną osobę, której PESEL ujawniony został w rejestrze przedsiębiorców KRS oraz która równocześnie uprawniona jest do reprezentacji podmiotu. Taki tryb składania sprawozdań finansowych powoduje anulowanie obowiązku przesyłania sprawozdań finansowych do urzędów skarbowych, gdyż będzie to automatycznie robione przez KRS. W ten sposób również dane zamieszczone w sprawozdaniach finansowych będą ujawnione w Centralnym Rejestrze Danych Podatkowych.

Już pobieżna analiza znowelizowanych przepisów pozwala na wskazanie problemów praktycznych. Wymóg ujawnienia numeru PESEL w rejestrze przedsiębiorców uniemożliwia, m.in. składanie sprawozdań rocznych przez podmioty, których wyłącznymi członkami zarządu są cudzoziemcy nie posiadający tego numeru (po 01 stycznia 2018 r. numer PESEL może być nadawany każdemu cudzoziemcowi mieszkającemu na terytorium Polski). Nie ma możliwości ustanowienia pełnomocnika do elektronicznego złożenia dokumentów finansowych, bowiem zgodnie z uzasadnieniem projektodawców czynność ta ma charakter techniczny, a nie jest czynnością procesową.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca posiadający obowiązek złożenia rocznych sprawozdań finansowych nie może dokonać tego w formie bezpłatnej, stosownie do przepisu art.19e ust.7 zd.2 uokrs powinien tego dokonać przy wykorzystaniu płatnego systemu S24, który umożliwia złożenie wniosku o wpis zmianki o złożeniu dokumentów finansowych. W tym trybie składane dokumenty, w przeciwieństwie do tych składanych elektronicznie, są weryfikowane przez sąd, który jest uprawniony wezwać do złożenia stosownego pełnomocnictwa.

W dniu 01 października 2018 r. weszły w życie przepisy zmieniające uor, które wprowadziły wymóg sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej oraz opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Autor artykułu: Agnieszka Wróblewska - Tumiel